La documentazione giustificativa per le trasferte

In ordine al tema dei rimborsi spese e delle spese di trasferta, l’ostruzione al loro diritto di deduzione fiscale deriva quasi sempre da una ritenuta carenza documentale solo supportata da rilievi testuali del tipo:

• Per tutte le trasferte le note spese prodotte agli atti della verifica non riportano una puntuale descrizione del motivo per il quale è stato comandato lo spostamento dalla sede di lavoro ed in altri casi manca l’identificazione del cliente contattato nei viaggi rendicontati.
  Non sono state prodotte, a titolo esemplificativo, e-mail scambiate con i clienti da cui poter verificare la corrispondenza della data e del luogo degli appuntamenti.
   
• Oltre a ciò, si è riscontrato, nella grande maggioranza dei casi, che non risultano allegati documenti probatori idonei ad attestare l’effettivo spostamento nel luogo indicato nella nota spese di trasferta, quali potevano essere ad esempio il ticket di parcheggio, la ricevuta/scontrino di un servizio fruito nel luogo di destinazione (bar, ristorante, Hotel), email tra committente e prestatore.

In ordine alla pretesa di tali supporti documentali si ritiene innanzitutto doveroso sottolineare come un tale novero di pezze giustificative non si raccordi con nessun presidio legislativo.

Anzi la Corte di Cassazione con la sentenza 20/02/2012 n. 2419, proprio in ordine agli obblighi documentali, ha ritenuto idonea una modulistica che, a fronte di rimborsi mensili, si limiti a rappresentare complessivamente i chilometri percorsi nel mese, senza neppure la necessità che venga data evidenza dei singoli viaggi giornalieri.

Specificamente, per la citata Corte di Cassazione, l’onere probatorio che il datore di lavoro deve assolvere per l’esclusione dei rimborsi spese da ogni onere fiscale e contributivo consiste nell’indicazione del:

• mese di riferimento;
• chilometri percorsi nel mese;
• tipo di automezzo utilizzato dal dipendente;
• raccordo con le tariffe chilometriche dell’ACI.

A detta della Corte di Cassazione non è in alcun modo necessario un puntuale riepilogo dei chilometri percorsi con indicazione:

• dei viaggi giornalmente compiuti;
• delle località di partenza e di destinazione;
• dei clienti visitati.

Principio di inerenza

I rimborsi spese se legati “causalmente” con l’esclusiva attività d’impresa della società, e non con interessi attinenti la sfera personale del socio amministratore/dipendente, costituiscono costi assumibili alla stregua di ogni altro fattore produttivo, sui quali sorge il diritto di deduzione dal reddito di impresa, sempre che l’operatività d’impresa richieda spostamenti quotidiani dei propri dipendenti/amministratori.

Quale possa essere l’angolo valutativo che sul piano del diritto si intenda privilegiare, se i rimborsi spese poggiano su un nesso di diretta sinergia causale con lo specifico dinamismo imprenditoriale della società, concorrendo alla stregua di un fisiologico fattore produttivo alla sua operatività, non si possono fiscalmente disconoscere a causa di una mancata produzione di scambio di e-mail tra prestatore e committente, scontrini di consumazioni sul posto da parte dei lavoratori dipendenti o spese di albergo, hotel, ristorante che, peraltro, per logica d’interlocuzione commerciale rappresentano spese che vengono ordinariamente sostenute dall’impresa committente, senza, si insiste a sottolineare, il supporto di alcuna precisa prescrizione di legge, come ha evidentemente considerato la Corte di Cassazione nella citata sentenza n. 2419 del 20/02/2012. Sono quindi le scritture contabili in unione con la correlata verosimiglianza di scopo dei beni e servizi a costituire il principale nucleo valutativo della funzione impositiva e non i singoli supporti documentali.

Conclusivamente, proprio alla luce della giurisprudenza della Corte di Cassazione, che assolutamente non prevede il rigore documentale preteso dai Verificatori, ed altresì in considerazione che con il nuovo comma 5bis dell’art. 7, D.Lgs 546/1992, che incentra l’esclusivo onere della prova (indipendentemente dalla tipologia della ripresa fiscale e con la sola eccezione dei presupposti alla base delle istanze di rimborso) sull’Amministrazione Finanziaria a pena dell’annullamento processuale dell’atto impositivo, si deve ritenere che una ritenuta carenza di documentazione possa e debba venire supplita dal giudizio sull’omogeneità di scopo dei beni e servizi con l’attività dell’impresa.